UNA SENSACION COMUN EN TODOS

"¿Con la de cosas que tenía que hacer hoy, pero es que no me da tiempo a nada?”. ¿te suena esta frase? A todos nos pasa, todos tenemos esa sensación de que el tiempo se nos escapa y de que, por más que queramos hacer, no nos dan las horas del día.

No podemos hacer nada ante el paso del tiempo ni con la cantidad de tiempo de que disponemos, todos tenemos 24 horas cada día; sin embargo, hay personas muy eficientes y otras que necesitarían días de 30 horas. ¿Qué las diferencia? Su capacidad para gestionar el tiempo que tienen, y su habilidad para priorizar y planificar.  

¿Como podemos hacer para dejar de vivir en la urgencia? 

Aquí tienes 3 reglas infalibles para que te cunda el tiempo:

Regla # 1 Priorizar

Los seres humanos no tenemos capacidad para hacer varias cosas a la vez con el mismo nivel de atención y además hacerlas bien. Tampoco las mujeres. La idea de la ‘multitarea’ es un mito que nos hace mucho daño, puesto que nos supone un gasto de atención y de energía enorme, para no ver los resultados que esperamos. Priorizar nos ayuda a determinar qué tareas son las más importantes y qué tareas pueden esperar. Actualmente vivimos en la urgencia, la mayoría de nosotros va apagando fuegos desde que se levanta, pero estos ‘fuegos’ aunque sean urgentes, no siempre son lo más importante que tenemos que hacer.

Todos tenemos urgencias e imprevistos, cosas que pasan y que son impredecibles, como una avería con el coche, por ejemplo. Sin embargo, hay muchas cosas que son importantes pero que no son imprevistos, ya que podemos planificarlas con antelación: citas y revisiones médicas, comprar los uniformes del colegio, preparar un informe para el trabajo, reservar las vacaciones… Como ves debemos priorizar no solo con las cosas del trabajo, sino con los quehaceres de nuestra vida personal.

Regla # 2 Gestionar bien el tiempo

Gestionar bien el tiempo significa que con nuestras acciones conseguimos terminar las tareas que hemos asignado a cada día. A medida que mejora la gestión del tiempo, aumenta la sensación de que tenemos más tiempo. Un punto importante respecto a la gestión del tiempo es que la lista de tareas que nos marquemos cada día tiene que ser realista, si no, ya podemos emplear todas las herramientas, métodos y apps del mundo que nunca conseguiremos terminar.

Una forma magnífica de gestionar nuestro tiempo es agrupar las tareas que tenemos que hacer por el tipo de atención y de habilidades que requieren. Por ejemplo, si en una jornada laboral tenemos que hacer varias llamadas telefónicas, contestar mails atrasados, revisar diversos informes, buscar documentación y hacer una presentación, seremos mucho más eficientes si creamos bloques de trabajo por tipos de actividad y les asignamos una duración, que si vamos saltando de una cosa a otra. Por ejemplo:

Responder a correos electrónicos: 20 minutos

Llamadas a clientes: 60 minutos

Trabajo de documentación: 90 minutos

Según diversos estudios tenemos capacidad para mantener nuestra atención y concentración en una sola cosa durante 90 minutos seguidos, por lo que si creamos bloques de trabajo de más tiempo posiblemente la calidad y eficiencia de ese trabajo irá decreciendo.

Regla # 3 Planificar

¿Recuerdas lo que decíamos en la regla número 1? Distinguir lo urgente de lo importante. Decíamos que hay urgencias en forma de imprevistos que no podemos planificar; sin embargo, tenemos tareas de mucha importancia que si que podemos planificar y calendarizar con antelación. Si no lo hacemos, cuando llegue el momento de ejecutarlas, al no tenerlas previstas, se convertirán en una urgencia que desplazará en el tiempo a otra cosa que pensábamos hacer ese día. Y así la historia de nunca acabar.

Como decíamos, la planificación no solo afecta a temas de trabajo, aunque también es importante organizar bien nuestra agenda y asignarle un tiempo a la elaboración del informe trimestral que si o si tienes que hacer cada tres meses, a la reunión de equipo para hacer brainstorming de cara al nuevo año, etc.

Planificar nuestra vida personal nos ahorra muchos disgustos. Por ejemplo, las revisiones médicas de toda la familia; si lo planificas con tiempo puedes hacerlas en momentos que no tengas mucha carga de trabajo o cuando a tus hijos no les pille en medio de los exámenes. Pasar la ITV al coche, igual; no esperes a que venza el plazo para ir corriendo y perder un día entero. Reservar tus vacaciones, otro ejemplo; ¿cuántas veces te has llevado las manos a la cabeza por ver que estás pagando más caro algo que viste hace tres meses mucho mejor de precio?

Siempre habrá ‘emergencias’ que nos obligarán a posponer lo que teníamos en la agenda, pero esos casos son muy excepcionales, y si tenemos una buena planificación no nos será difícil re-agendar. Priorizar y planificar con anticipación nos ayudan a vivir a otro ritmo, con la sensación de que somos dueños de nuestro tiempo y no con la angustia permanente de que los días nos arroyan. No hay nada mejor para un buen descanso que tener paz mental ;-)